De quels documents l'entreprise a-t-elle besoin pour renouveler le visa d'un employé étranger ? Un guide complet

3 septembre 2025.12 octobre 2025.

Employés étrangers Renouvellement du visa Documents requis

Ces dernières années, un nombre croissant d'entreprises ont embauché du personnel étranger en tant qu'employé permanent ou contractuel. Cependant, une chose qu'il ne faut pas oublier lors de l'embauche d'un employé étranger est le renouvellement de son visa (statut de résident).

Si la procédure de renouvellement n'est pas achevée avant l'expiration de la période de résidence, l'employé lui-même sera en situation irrégulière dans le pays et l'entreprise (délit d') incitation à l'emploi illégal Cela peut être remis en question par le Conseil d'administration de l'Union européenne. Dans la procédure de renouvellement, les employés ne sont pas les seuls à s'interroger,Documents à préparer par l'entreprise. Il existe également un certain nombre de

Cet article détaille le processus de préparation et les points à noter, en se concentrant sur la documentation de l'entreprise requise pour le renouvellement des visas des employés étrangers. Les membres du personnel et de l'administration sont invités à lire cet article.

Table des matières

1. les bases des procédures de renouvellement des visas

Qu'est-ce qu'une demande de prolongation de séjour ?

Le statut de résident des étrangers est assorti d'une durée de séjour déterminée, d'un an, de trois ans ou de cinq ans. À l'approche de la fin de la période de séjour, une demande d'autorisation de prolongation est introduite.

Durée de la procédure de renouvellement

Date d'expiration du séjour. Peut être demandé trois mois à l'avance
Il est conseillé de commencer à se préparer au moins un mois avant la date limite.

Points clés pour l'évaluation du renouvellement

Les activités de la personne sont-elles conformes à son statut de résident ?
Ont-ils un revenu et des moyens de subsistance stables ?
Le statut commercial de l'entreprise pour laquelle vous travaillez pose-t-il problème ?

2. les principaux documents à préparer par l'entreprise

Bien que les documents requis diffèrent selon le type de statut de résidence, il existe des points communs dans les documents requis par les entreprises.

(i) Certificat de travail.

Documentation prouvant que l'employé étranger est actuellement employé par l'entreprise.
Indiquez le statut de l'emploi, la description du poste et la date de début du travail.

(ii) Contrat de travail ou avis sur les conditions de travail.

Indique que l'emploi se poursuivra dans les mêmes conditions après le renouvellement.
Précisez les horaires de travail, le montant de la rémunération et la description du poste.
Les conditions doivent être équivalentes à celles des employés japonais.

(iii) Certificats d'enregistrement de la société.

Documents de base prouvant l'existence de l'entité juridique.
Doit être préparé au cours des trois derniers mois.

(iv) États financiers (compte de résultat et bilan les plus récents)

Données sur l'état des opérations de l'entreprise.
Les déficits doivent faire l'objet d'une explication complémentaire, car ils augmentent le risque de rejet.

(v) les registres des retenues à la source et des salaires

Veiller à ce que les employés étrangers soient correctement payés.
Les carnets de retenue à la source sont souvent présentés pour l'année et les fiches de paie pour les derniers mois.

(vi) Certificats de paiement de taxes (par exemple, impôt sur les sociétés, taxe à la consommation)

Documentation prouvant que les entreprises paient correctement leurs impôts.
Peut être obtenu auprès du bureau des impôts.

(vii) Description du projet (si nécessaire).

Décrit les activités de l'entreprise, ses clients, le nombre de ses employés, etc.
Cela est particulièrement nécessaire dans le cas des entreprises nouvellement créées et des entreprises déficitaires.

3. les différences entre les documents requis pour les différents statuts de séjour

Pour les services techniques, les sciences humaines et les services internationaux

contrat de travail
certificat de travail
certificat d'enregistrement de la société
États financiers, certificats fiscaux.
Documentation montrant que la description de l'emploi du salarié est spécialisée.

Gestion et administration

Plan d'affaires de l'entreprise.
États financiers et certificats fiscaux
Documentation des partenaires commerciaux montrant la continuité des activités.
Contrat de location de bureau.

Pour les professions hautement spécialisées

En plus de ce qui précède, des preuves documentaires concernant l'éducation, l'historique de l'emploi et le revenu annuel.
Documentation montrant que le système de points est respecté.

4. problèmes courants liés à la préparation des documents

Coopération tardive de la part de l'entreprise.

Cas où le directeur général n'est pas au courant des délais de renouvellement pour les employés étrangers.
Une soumission tardive entraîne un risque de séjour illégal.

Risque de rejet en raison d'une perte financière.

Les pertes ne donnent pas toujours lieu à une annulation, mais des explications sur la continuité sont nécessaires.

Contrats de travail incomplets.

Cas où la description de l'emploi est ambiguë et pourrait être confondue avec un "simple travail".
Les termes "ventes" et "ventes" seuls sont faibles ; une spécificité est nécessaire, par exemple "travail de vente utilisant des langues étrangères".

5. les mesures pratiques que les entreprises devraient prendre

Listes d'employés pour gérer les délais de résidence.
- Gérez la date d'expiration de la résidence pour chaque employé, par exemple dans Excel, et rappelez-leur le calendrier de renouvellement.
Formats de documents en place.
- Un format standard doit être préparé pour le certificat de travail et le contrat de travail.
Préparation annuelle de routine des états financiers et des certificats fiscaux
- Sauvegardez-le après la fin de chaque exercice financier pour éviter la panique au moment du renouvellement.
Coopération avec les fonctionnaires administratifs
- Comme les documents de renouvellement présentent des différences subtiles d'un cas à l'autre, il est prudent de demander à un spécialiste de les vérifier.

6. les avantages d'engager un juriste administratif

Le risque de non-autorisation peut être diagnostiqué à l'avance.
Prévenir les documents incomplets et les erreurs de description.
Peut réduire la charge pesant sur l'entreprise
Peut demander collectivement le renouvellement de plusieurs employés.

résumé

Lors du renouvellement des visas pour les employés étrangers,Les documents préparés par l'entreprise et les employés eux-mêmes sont des facteurs de sélection importants. Ce sera le cas. Beaucoup de choses prennent du temps à préparer, comme les preuves d'emploi, les contrats de travail, les documents financiers de l'entreprise et les certificats fiscaux, il est donc essentiel de prévoir suffisamment de temps.

Pour éviter le risque de non-permission et permettre aux employés étrangers de continuer à travailler en toute sérénité, le système de gestion de l'entreprise et le soutien professionnel sont essentiels.

Notre bureau s'occupe de tout, depuis la préparation des documents nécessaires jusqu'à l'appui à la demande de renouvellement du statut de résident des employés étrangers. Les entreprises dont la date d'expiration du statut de résident de leurs employés approche sont invitées à nous contacter dès que possible.