Sự gia tăng quấy rối khách hàng từ khách hàng nước ngoài ~ Các trường hợp thực tế và biện pháp cụ thể mà chuyên viên hành chính cần biết ~

1. Tại sao hiện nay, các chuyên viên hành chính phải đối mặt với sự phân biệt đối xử đối với người nước ngoài?

Số lượng người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản vào năm 2024 là khoảng 3,4 triệu người (theo công bố của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú), đạt mức cao nhất từ trước đến nay. Kể từ khi Luật Quản lý Xuất nhập cảnh được sửa đổi (năm 2019), số lượng đơn xin tư cách cư trú như kỹ năng đặc định, kỹ thuật, kiến thức nhân văn, công việc quốc tế, cư trú gia đình... đã tăng lên nhanh chóng, và công việc liên quan đến người nước ngoài của các chuyên viên hành chính không còn là "lựa chọn" mà đã trở thành "công việc hàng ngày".

Mặt khác, do sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa và hệ thống pháp luật, hành vi quấy rối đặc trưng đối với khách hàng nước ngoài (sau đây gọi là "quấy rối khách hàng nước ngoài") đang trở nên nổi bật.

【Một số ví dụ thực tế】

• "Nếu không được phép, tôi sẽ giết người" "Tôi sẽ đốt văn phòng" - Đe dọa giết người và đốt phá (Kỹ năng đặc biệt, ẩm thực)
• Trên LINE, từ 2 giờ đến 4 giờ sáng, gửi hơn 100 tin nhắn liên tiếp, gọi điện liên tục cho đến khi được đọc tin nhắn.
• "Nhật Bản là quốc gia phân biệt đối xử", "Sẽ báo cáo với đại sứ quán về vi phạm nhân quyền" và đe dọa để giảm tiền thù lao xuống 0 yên.
• Đối với nữ thư ký hành chính, có những hành vi quấy rối tình dục như "Nếu em lấy được visa cho anh, anh sẽ cưới em" hay "Nếu em ngủ với anh, anh sẽ cho phép em lấy visa?"
• Ngay sau khi quyết định từ chối cấp phép, họ đã xông vào văn phòng và yêu cầu "trả lại tiền", "đây là lừa đảo" và ép buộc quỳ gối.

2. 3 đặc điểm chính của hành vi quấy rối người nước ngoài

① Nhanh chóng bộc phát cảm xúc. Nhiều khách hàng nghĩ rằng thủ tục hành chính ở nước mình là "chỉ cần trả tiền là được", và không hiểu về việc xét duyệt theo quyết định của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

② Có ảo tưởng rằng mình có quá nhiều biện pháp trả đũa. Ví dụ như "sẽ báo cáo với đại sứ quán", "sẽ thu hồi tư cách cư trú", "sẽ làm bùng nổ mạng xã hội".

③ Ngôn ngữ là rào cản khiến việc ghi chép trở nên khó khăn. Có nhiều lời đe dọa bằng miệng và có xu hướng không thích ghi âm, ghi hình.

3. 5 biện pháp phòng ngừa mà chuyên viên hành chính có thể thực hiện ngay lập tức

(1) Tư vấn lần đầu tiên hoàn toàn có tính phí・Chỉ giới hạn trực tuyến. Ngừng tư vấn miễn phí, đặt giá từ 5.500 yên đến 11.000 yên cho 30 phút. Zoom phải ghi hình (có được sự đồng ý).

(2) Ghi rõ "Điều khoản về quấy rối" trong hợp đồng và tài liệu giải thích các vấn đề quan trọng. Ví dụ: "Trong trường hợp có hành vi đe dọa, lăng mạ, liên lạc vào ban đêm, phát ngôn có tính chất tình dục, hợp đồng sẽ bị hủy bỏ ngay lập tức + phạt vi phạm hợp đồng 200.000 yên + nộp đơn tố cáo lên cảnh sát".

(3) Trước khi nhận ủy thác, phải cung cấp văn bản bằng 3 ngôn ngữ cho biết "không thể đảm bảo 100% việc kiểm tra nhập cảnh". Mẫu văn bản bằng tiếng Anh, tiếng Trung (giản thể) và tiếng Việt được Hiệp hội hành chính và các hành chính viên chuyên về nhập cảnh công bố miễn phí.

(4) Không sử dụng tài khoản LINE chính thức. Tuyệt đối không sử dụng LINE cá nhân. Đối với công việc, chỉ sử dụng các công cụ như Chatwork, Signal, v.v., những công cụ có thể lưu lại nhật ký và dễ dàng chặn.

(5) Văn phòng có địa chỉ là văn phòng ảo + hộp thư riêng. Năm 2025, có nhiều báo cáo về các đồng nghiệp đã phải khẩn trương chuyển văn phòng tại nhà sau khi nhận được lời đe dọa giết người.

4. Sơ đồ quy trình xử lý ban đầu khi sự cố thực sự xảy ra

1. Khi bị lăng mạ hoặc đe dọa → Ngay lập tức tuyên bố "Tôi đang ghi âm" và "Tôi sẽ báo cảnh sát" → Kết thúc cuộc trò chuyện → Ngay lập tức chặn
2. Ghi chú nội dung với "ngày giờ, nội dung phát biểu, ảnh chụp màn hình"
3. Hãy liên hệ với cảnh sát (phòng an ninh cuộc sống gần nhất) trước ngày làm việc tiếp theo → Nếu có giấy chứng nhận y tế, có thể nộp đơn tố cáo tội đe dọa (Điều 222 Bộ luật Hình sự) và có nhiều trường hợp đã được tiếp nhận.
4. Báo cáo cho Hiệp hội hành chính・Ban chuyên môn quản lý xuất nhập cảnh (có thể ẩn danh) → Hiệp hội này đang thử nghiệm vận hành "Đường dây nóng 110 cho người nước ngoài" từ năm 2025.
5. Nếu có luật sư tư vấn, hãy liên hệ ngay lập tức → Gửi thư chứng minh nội dung "Cấm tiếp xúc trong tương lai + yêu cầu bồi thường" (Kết quả: Hòa giải với số tiền từ 500.000 đến 1.500.000 yên)

5. Cuối cùng ~ Những điều muốn chia sẻ vì cùng là đồng nghiệp

"Visa không được cấp không phải là lỗi của bạn." Hãy ghi nhớ điều này trong lòng.

Việc kiểm tra nhập cảnh không thuộc phạm vi trách nhiệm của chuyên viên hành chính. Ngay cả khi nhận được yêu cầu vô lý, bạn cũng không cần phải tự trách mình là "do lỗi của mình".

Tôi biết có 3 trường hợp vào năm 2025, các chuyên viên hành chính đã nhận được lời đe dọa giết người và suýt phải đóng cửa văn phòng vì muốn ngừng làm việc với người nước ngoài. Nếu liên hệ sớm với cảnh sát, hiệp hội và luật sư, bạn sẽ được bảo vệ gần như 100%.

"Khách hàng nước ngoài = rủi ro cao" không phải là "Khách hàng nước ngoài + không có biện pháp phòng ngừa = rủi ro cao"

Điều này có thể tóm gọn trong một câu.

Các đồng nghiệp trong ngành, hãy áp dụng ngay từ hôm nay các quy định "tư vấn có thu phí", "bắt buộc ghi hình" và "điều khoản chống quấy rối". Để bảo vệ văn phòng của bạn và chính bản thân bạn.