[Những điều cần biết dành cho nhà quản lý doanh nghiệp nước ngoài] Tác động của việc siết chặt yêu cầu thị thực dành cho nhà quản lý doanh nghiệp đến việc gia hạn của bạn và cách ứng phó

  Video giải thích

“Rào cản” gia hạn thị thực đang lặng lẽ đến gần

Hiện tại, “Visa Quản lý Doanh nghiệpCác quy định liên quan đến » đang được siết chặt. Mặc dù phần lớn các bài báo tập trung vào việc mức độ khó khăn khi “nộp đơn mới” tăng lên, nhưng đối với các doanh nhân nước ngoài đã sở hữu thị thực và đang điều hành doanh nghiệp tại Nhật Bản, đây cũng không phải là chuyện của người khác.

Mục đích của việc thắt chặt quy định lần này là nhằm loại bỏ các trường hợp xin thị thực bất hợp pháp và các “công ty ma” không có hoạt động kinh doanh thực tế. Do đó, dự kiến việc gia hạn thời gian lưu trú tiếp theo của quý vị sẽ trở nên khắt khe hơn rất nhiều so với các lần gia hạn trước đây.

Trong bối cảnh rủi ro bị đánh giá là “không có hoạt động kinh doanh thực tế” đang gia tăng nhanh chóng, chúng ta không thể tiếp tục duy trì cách làm như trước đây.

Hiện nay, các yêu cầu đối với “Thị thực Quản lý Kinh doanh” đang được thực thi nghiêm ngặt tại Nhật Bản. Mặc dù hầu hết các tin tức đều tập trung vào việc các ứng viên mới gặp nhiều khó khăn hơn, nhưng đây không phải là vấn đề xa vời đối với các chủ doanh nghiệp nước ngoài đang điều hành hoạt động kinh doanh tại Nhật Bản theo loại thị thực này.

Mục tiêu chính của việc siết chặt này là loại bỏ các vụ mua lại gian lận và các “công ty ma” không có hoạt động kinh doanh thực tế. Do đó, đợt gia hạn thời gian lưu trú tiếp theo của quý vị dự kiến sẽ nghiêm ngặt hơn đáng kể so với các đợt trước.

Với nguy cơ ngày càng cao bị đánh giá là “không có hoạt động kinh doanh đáng kể”, quý vị không thể tiếp cận việc gia hạn này với suy nghĩ như trước đây.

---

Những tác động cụ thể của việc siết chặt quy định đối với các chủ doanh nghiệp hiện tại

Chúng tôi sẽ giải thích cụ thể 3 điểm về việc việc siết chặt các yêu cầu sẽ ảnh hưởng như thế nào, đặc biệt là khi gia hạn thời gian lưu trú.

Dưới đây là ba điểm cụ thể minh họa cách các yêu cầu nghiêm ngặt hơn sẽ ảnh hưởng như thế nào đến quá trình gia hạn thị thực của quý vị.

1. Tăng cường “tính minh bạch” và “độ sâu” trong quá trình thẩm định gia hạn

Sự thay đổi lớn nhất là,Việc siết chặt các thủ tục nộp hồ sơ và quy trình xét duyệtlà.

Theo quy định mới, khi nộp đơn gia hạn, “Tài liệu giải trình về các hoạt động quản lý và điều hành trong thời gian cư trú gần đây nhấtCó xu hướng bắt buộc phải nộp “báo cáo này”. Điều này có nghĩa là việc chỉ nộp báo cáo tài chính hay giấy chứng nhận nộp thuế thôi là chưa đủ.

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh đã thông qua văn bản này để khẳng định rằng “Bạn thực sự có đóng góp vào việc điều hành doanh nghiệp tại Nhật BảnCó thực sự tham gia hay không” sẽ được thẩm định ở mức độ chưa từng có. Trách nhiệm giải thích rõ ràng về các đối tác cụ thể, quy trình hoạt động, quy trình ra quyết định quản lý, v.v., cũng như chứng minh tính thực chất và tính bền vững của hoạt động kinh doanh sẽ trở nên nặng nề hơn bao giờ hết.

Thay đổi lớn nhất là các yêu cầu nộp hồ sơ và quy trình thẩm định đã được siết chặt hơn.

Do những thay đổi về pháp lý, hiện đang có xu hướng yêu cầu bắt buộc phải nộp “Tài liệu giải trình hoạt động quản lý kinh doanh trong thời gian lưu trú gần nhất” (直近の在留期間における経営・管理活動説明文書) kèm theo đơn xin gia hạn. Điều này có nghĩa là việc chỉ nộp báo cáo tài chính và giấy chứng nhận thuế sẽ không còn đủ nữa.

Thông qua tài liệu này, Cục Quản lý Nhập cư sẽ xem xét kỹ lưỡng hơn bao giờ hết để xác định liệu quý vị có thực sự tham gia một cách sâu sắc và có ý nghĩa vào việc quản lý doanh nghiệp tại Nhật Bản của mình hay không. Quý vị sẽ phải chịu trách nhiệm chứng minh nặng nề hơn đáng kể để giải thích và chứng minh rõ ràng các giao dịch thực tế, quy trình làm việc và quy trình ra quyết định của mình, từ đó chứng minh tính thực chất và tính liên tục của doanh nghiệp.

2. Nguy cơ bị giám sát chặt chẽ hơn đối với các “doanh nghiệp một người”

Trong cuộc thảo luận về việc siết chặt các quy định đối với đơn đăng ký mới, các vấn đề đang được bàn luận bao gồm “yêu cầu bắt buộc phải tuyển dụng ít nhất 1 nhân viên toàn thời gian” và “tăng vốn điều lệ và tổng vốn góp (từ 5 triệu yên lên 30 triệu yên, v.v.)”.

Các yêu cầu về số liệu mới này sẽ áp dụng đối với những người đang sở hữu thị thựcKhả năng được áp dụng hồi tố ngay lập tức là không caođược cho là như vậy. Tuy nhiên, khi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh thìTiêu chí đánh giáKhông thể tránh khỏi việc các quy định này sẽ trở nên nghiêm ngặt hơn do những yêu cầu mới này.

Đặc biệt là cái gọi làGiám đốc điều hành độc lập” thì khi gia hạn, cần phải chứng minh rõ ràng hơn so với các doanh nghiệp có thuê nhân viên về “tính ổn định và tính liên tục của hoạt động kinh doanh” cũng như “mức độ đóng góp cho nền kinh tế Nhật Bản”,Thành tựuVàDoanh thusẽ cần phải thể hiện điều đó.

Các cuộc thảo luận về việc siết chặt các yêu cầu đối với các đơn đăng ký mới bao gồm quy định bắt buộc phải “tuyển dụng ít nhất một nhân viên toàn thời gian” và tăng đáng kể vốn/đầu tư (ví dụ: từ 5 triệu yên lên 30 triệu yên).

Mặc dù khả năng các yêu cầu mới về mặt số liệu này sẽ được áp dụng hồi tố ngay lập tức đối với những người đang sở hữu thị thực hiện tại là không cao, nhưng tiêu chuẩn đánh giá mà Cục Di trú sử dụng để thẩm định thực chất của một doanh nghiệp hiện có chắc chắn sẽ được nâng cao để phù hợp với các yêu cầu mới này.

Đặc biệt, những người hiện đang điều hành “doanh nghiệp một người” (一人社長) sẽ cần phải chứng minh sự ổn định và tính liên tục của hoạt động kinh doanh, cũng như đóng góp của họ cho nền kinh tế Nhật Bản, một cách thuyết phục hơn so với các doanh nghiệp có nhân viên, dựa trên những kết quả và doanh thu rõ ràng.

3. Những rào cản ngày càng cao đối với việc cư trú dài hạn (thường trú/nhập tịch)

Với việc siết chặt quy định lần này, nếu tính lành mạnh và sự ổn định của doanh nghiệp bị nghi ngờ, thì vấn đề sẽ không chỉ dừng lại ở mức độ nhất thời. Điều này sẽ ảnh hưởng đến nhiều người đang hướng tới mục tiêu trong tương laiGiấy phép cư trú vĩnh viễnhoặcĐơn xin nhập tịchTrong quá trình xét duyệt này, thực trạng hoạt động của thị thực “Quản lý và điều hành” trước đây cũng được coi trọng rất cao.

Nếu khi gia hạn giấy phép cư trú, cơ quan chức năng nghi ngờ về tính thực chất của hoạt động kinh doanh, thì khi nộp đơn xin thường trú hoặc nhập tịch, đơn xin đó cũng sẽ bị đánh giá là “không có hoạt động ổn định đủ điều kiện để được phép cư trú tại Nhật Bản”,Ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch cư trú dài hạncó nguy cơ xảy ra.

Nếu tính chất hoặc tính ổn định của hoạt động kinh doanh của bạn bị đặt câu hỏi trong giai đoạn siết chặt này, vấn đề sẽ không chỉ dừng lại ở đó. Các hoạt động trong khuôn khổ Thị thực Quản lý Kinh doanh sẽ bị xem xét kỹ lưỡng trong các đợt nộp đơn xin Thường trú hoặc Nhập tịch sau này.

Nếu tính chất hoạt động kinh doanh của bạn bị nghi ngờ trong quá trình gia hạn, nguy cơ bị đánh giá là “không tham gia vào hoạt động ổn định đủ điều kiện để được cấp quyền cư trú tiếp tục tại Nhật Bản” sẽ tăng cao, điều này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch cư trú dài hạn của bạn.

---

3 việc cần làm ngay để chuẩn bị gia hạn thị thực

Vậy, để ứng phó với những thay đổi này và duy trì hoạt động kinh doanh, các nhà quản lý người nước ngoài cần phải làm gì ngay từ bây giờ?

Để thích ứng với những thay đổi này và đảm bảo hoạt động kinh doanh của quý vị có thể tiếp tục, các chủ doanh nghiệp nước ngoài nên thực hiện ngay những biện pháp cụ thể nào?

1. Hình thành thói quen chuẩn bị “bằng chứng” về hoạt động quản lý

Đây là điểm quan trọng nhất nhưng lại thường bị bỏ qua nhất.

• Lịch sử giao dịch: Sắp xếp các hợp đồng, trao đổi email, hóa đơn và biên lai với các đối tác quan trọng.
• Ghi chép về các quyết định quản lý: Lưu giữ biên bản các cuộc họp quan trọng, bản kế hoạch kinh doanh mới, tài liệu khảo sát thị trường, v.v.
• Bằng chứng về sự tham gia: Sắp xếp hồ sơ công tác, các giao dịch tài chính qua tài khoản mang tên công ty (chứ không phải tài khoản cá nhân của người điều hành), cũng như các giấy phép và chứng nhận liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Đây chính là những nội dung cần có trong “Bản giải trình về nội dung hoạt động” nhằm thuyết phục hội đồng xét duyệtBằng chứng cụ thểsẽ trở thành như vậy. Không phải là một “công ty chỉ có tên trên giấy tờ”, mà là bạnNgười điều hành thực tếChúng ta cần có ý thức để hàng ngày chứng minh điều đó.

Đây là điểm quan trọng nhất, nhưng thường bị bỏ qua nhất.

Ghi chép các giao dịch: Sắp xếp các hợp đồng với khách hàng quan trọng, thư từ qua email và hóa đơn/biên lai.

Quyết định về quản lý hồ sơ: Lưu giữ biên bản các cuộc họp quan trọng, các kế hoạch kinh doanh mới và tài liệu nghiên cứu thị trường.

Chứng minh sự tham gia: Sắp xếp các hồ sơ đi lại, cung cấp thông tin về các giao dịch tài chính qua tài khoản ngân hàng của công ty (không phải tài khoản cá nhân của chủ sở hữu) và cung cấp các giấy phép hoặc giấy chứng nhận liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Các tài liệu này sẽ là cơ sở cụ thể để lập một “Báo cáo giải trình hoạt động quản lý” thuyết phục. Quý vị phải liên tục chứng minh rằng mình là một nhà quản lý thực sự, chứ không phải đang điều hành một “công ty trên giấy tờ”.”

2. Đặt “sự lành mạnh” của tình hình tài chính lên hàng đầu

Kết quả kinh doanh lỗhoặcNợ vượt quá tài sảnlà yếu tố chính khiến người ta nghi ngờ về khả năng duy trì hoạt động của doanh nghiệp.

• Đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế một cách đúng đắn.
• đủ để đảm bảo cuộc sống cho chính người quản lýMức thù lao hợp lý cho các thành viên ban lãnh đạophải thanh toán (mức thù lao quá thấp có thể khiến người ta nghi ngờ về thực trạng hoạt động của doanh nghiệp).

Loại thị thực này nhằm mục đích điều hành hoạt động kinh doanh. Trong trường hợp doanh nghiệp đang thua lỗ và sự tồn tại của nó bị đe dọa, thìKhông đáp ứng được mục đích của tư cách lưu trúsẽ dẫn trực tiếp đến việc bị đánh giá là như vậy.

Tình trạng thâm hụt tài chính hoặc nợ nần chồng chất (vỡ nợ) là những yếu tố chính cho thấy khả năng duy trì hoạt động kinh doanh đang bị đe dọa.
Hãy tập trung cao độ vào việc đảm bảo báo cáo tài chính của bạn luôn chính xác và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế.
Hãy trả cho bản thân một mức lương giám đốc phù hợp (mức lương quá thấp đến mức không đủ sống sẽ khiến người ta nghi ngờ về tính thực tế của doanh nghiệp).

Mục đích của loại thị thực này là để điều hành một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp đang thua lỗ và gặp khó khăn trong việc duy trì hoạt động sẽ bị đánh giá là không đáp ứng được mục đích của tư cách lưu trú.

3. Phối hợp với các chuyên gia để chủ động hành động

Các quy định chi tiết về việc thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh có thể sẽ tiếp tục được điều chỉnh thường xuyên. Để thực hiện các biện pháp phù hợp nhất với mô hình kinh doanh và tình hình tài chính của quý vị,Thông tin mới nhấtVàTư vấn chuyên môn riêng biệtlà điều cần thiết.

Trước khi thời hạn gia hạn sắp đến, hãy liên hệ với các chuyên gia hành chính chuyên về thị thực để họ đánh giá khách quan tình hình kinh doanh của bạn,Chuẩn bị kỹ lưỡng cho lần cập nhật tiếp theoChúng tôi khuyến khích mạnh mẽ việc bắt đầu.

Các quy định chi tiết về việc thi hành Luật Kiểm soát Nhập cư thường xuyên có sự thay đổi. Để áp dụng chiến lược tối ưu phù hợp với mô hình kinh doanh và tình hình tài chính cụ thể của quý vị, thông tin cập nhật và tư vấn chuyên môn cá nhân là điều không thể thiếu.

Chúng tôi khuyên bạn nên liên hệ với một luật sư di trú (Gyoseishoshi) chuyên về thị thực từ rất sớm trước ngày gia hạn. Hãy nhờ họ đánh giá khách quan tình hình kinh doanh của bạn và giúp bạn chuẩn bị kỹ lưỡng cho lần gia hạn tiếp theo.

---

Tóm tắt　Kết luận

Việc thắt chặt lần này là,Loại bỏ những “công ty chỉ tồn tại trên danh nghĩa” và bảo vệ “các nhà quản lý nước ngoài kinh doanh nghiêm túc tại Nhật Bản”Đó là thông điệp rõ ràng từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Thay vì lo lắng, hãy nhân cơ hội này để xem xét lại thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty,Chuẩn bị kỹ lưỡng cho lần cập nhật tiếp theoBắt đầu thực hiện điều đó chính là chiến lược sinh tồn chắc chắn nhất.

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh của quý vị tại Nhật Bản được duy trì ổn định, xin hãy bắt đầu thực hiện các biện pháp nêu trên ngay từ hôm nay.

Việc thắt chặt này là một thông điệp rõ ràng từ Cục Quản lý Nhập cư: “Chúng tôi sẽ loại bỏ những ‘công ty ma’ và bảo vệ các chủ doanh nghiệp nước ngoài thực sự cam kết kinh doanh tại Nhật Bản.”

Thay vì hoảng loạn, hãy tận dụng cơ hội này để đánh giá lại bản chất hoạt động kinh doanh của bạn và bắt đầu chuẩn bị kỹ lưỡng cho đợt gia hạn tiếp theo. Đây là chiến lược đáng tin cậy nhất để đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn được duy trì.