[Kyoto - Xin thị thực] Hướng dẫn chi tiết về thủ tục xin thị thực khi tuyển dụng người nước ngoài làm nhân viên chính thức

Ngày 3 tháng 9 năm 202524 tháng 10 năm 2025

Nhân viên hành chính tuyển dụng nước ngoài

Trong những năm gần đây, do tình trạng thiếu hụt lao động tại Nhật Bản và sự phát triển của toàn cầu hóa, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tuyển dụng nhân lực nước ngoài vào vị trí nhân viên chính thức. Đặc biệt trong các lĩnh vực như công nghệ thông tin, thương mại, du lịch và ẩm thực, việc tuyển dụng nhân viên nước ngoài thường có mối liên hệ trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để tuyển dụng người nước ngoài làm nhân viên chính thức, bắt buộc phải xác minh “tình trạng cư trú (thị thực)” và đảm bảo rằng nội dung công việc được tuyển dụng phải phù hợp với mục đích hoạt động ghi trên thị thực. Nếu tuyển dụng mà không xác minh đúng quy định,Tội kích động lao động trái phépĐiều này cũng tiềm ẩn rủi ro, và trở thành một rủi ro lớn đối với doanh nghiệp.

Trong bài viết này,Các loại thị thực cần thiết khi tuyển dụng người nước ngoài làm nhân viên chính thức, những điểm cần xác nhận trước khi tuyển dụng, những lưu ý khi chuyển đổi sinh viên du học sang làm nhân viên chính thức, các giấy tờ mà phía công ty cần chuẩn bị, các lý do thường gặp dẫn đến việc bị từ chối và các biện pháp khắc phụcChúng tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu. Các bạn phụ trách hành chính và nhân sự tại các doanh nghiệp hãy tham khảo bài viết này.

mục lục

1. Các loại tư cách lưu trú cho phép tuyển dụng người nước ngoài làm nhân viên chính thức

Khi người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản, họ phải có “tư cách lưu trú cho phép làm việc”. Dưới đây là các loại tư cách lưu trú tiêu biểu thường được sử dụng trong trường hợp tuyển dụng nhân viên chính thức.

Dịch vụ Kỹ thuật/Nhân văn/Quốc tế

Loại thị thực lao động phổ biến nhất.
Yêu cầu tốt nghiệp đại học hoặc có trình độ học vấn tương đương, hoặc có ít nhất 10 năm kinh nghiệm làm việc.
Có thể đảm nhận công việc trong các lĩnh vực chuyên môn và kỹ thuật (kỹ sư CNTT, thiết kế, nghiên cứu và phát triển, nhân sự và kế toán, phiên dịch và biên dịch, v.v.).
Lưu ý rằng lao động chân tay không được chấp nhận.

quản trị kinh doanh

Tư cách lưu trú dành cho các nhà quản lý và thành viên ban điều hành doanh nghiệp.
Vốn điều lệ khi thành lập công ty phải từ 5 triệu yên trở lên (dự kiến sẽ tăng lên 30 triệu yên kể từ tháng 4 năm 2025).
Điều kiện tiên quyết là phải có hệ thống vận hành doanh nghiệp hoàn chỉnh.

chuyên gia cao cấp

Đánh giá dựa trên hệ thống điểm về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, thu nhập hàng năm, v.v.
Có các chính sách ưu đãi như việc được cấp giấy phép cư trú vĩnh viễn sớm.
Rất hiệu quả khi tuyển dụng các nhà nghiên cứu nước ngoài và ứng viên tiềm năng cho các vị trí quản lý cấp cao tại các tập đoàn lớn.

Người cư trú vĩnh viễn, vợ/chồng của người Nhật Bản, v.v.

Không có hạn chế về việc làm, có thể làm bất kỳ công việc nào.
Do rủi ro tuyển dụng thấp nên các doanh nghiệp cảm thấy rất an tâm.

2. Những điểm cần kiểm tra kỹ trước khi tuyển dụng

Khi tuyển dụng người nước ngoài, điều quan trọng là phải xác nhận các điểm sau đây trong giai đoạn phỏng vấn và đưa ra quyết định tuyển dụng.

Cách kiểm tra Thẻ cư trú

Mặt trước: Kiểm tra họ tên, tư cách lưu trú, thời hạn lưu trú và việc có bị hạn chế lao động hay không.
Mặt sau: Ghi lại lịch sử gia hạn thời gian lưu trú và thay đổi tư cách lưu trú.

Sự phù hợp giữa tư cách lưu trú và nội dung công việc

Ví dụ, không thể tuyển dụng nhân viên phục vụ tại nhà hàng theo diện “Kỹ thuật, Kiến thức nhân văn và Công việc quốc tế”.
Cần phải kiểm tra kỹ mối liên hệ giữa trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và nội dung công việc.

Xác nhận thời hạn lưu trú

Nếu thời hạn dự kiến của hợp đồng vượt quá thời hạn lưu trú, việc gia hạn là điều kiện tiên quyết.
Khi tuyển dụng, điều quan trọng là phải xác định xem liệu có thể gia hạn hợp đồng hay không.

3. Những điều cần lưu ý khi tuyển dụng sinh viên quốc tế làm nhân viên chính thức

Trong những năm gần đây, ngày càng có nhiều trường hợp các sinh viên quốc tế làm thêm được tuyển dụng trực tiếp vào vị trí nhân viên chính thức.

Phải thay đổi tư cách lưu trú

Bạn cần chuyển đổi từ thị thực “Du học” sang thị thực lao động như “Kỹ thuật, Kiến thức nhân văn, Công việc quốc tế” v.v.

Các giấy tờ cần thiết

Bằng tốt nghiệp và bảng điểm
Hợp đồng lao động nêu rõ nội dung công việc dự kiến được tuyển dụng
Giới thiệu công ty và kế hoạch kinh doanh

Các trường hợp dễ bị từ chối

Các công việc có tính chất lao động đơn giản (ví dụ: thu ngân, dọn dẹp, chỉ tiếp khách)
Trình độ học vấn không phù hợp với nội dung công việc (ví dụ: tốt nghiệp khoa Văn học nhưng được tuyển dụng làm kỹ sư hệ thống)
Tình hình kinh doanh của công ty không ổn định

4. Các giấy tờ và thủ tục mà phía công ty cần chuẩn bị

Khi tuyển dụng người nước ngoài, công ty cũng phải nộp một số giấy tờ nhất định.

Các giấy tờ cần thiết chính

Hợp đồng lao động (phải đảm bảo các điều kiện tương đương với nhân viên người Nhật)
Giấy chứng nhận các nội dung đăng ký của công ty
Báo cáo tài chính hoặc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh gần nhất
Tài liệu giới thiệu công ty giải thích về hoạt động kinh doanh
Thư giải trình lý do tuyển dụng (giải thích sự cần thiết phải tuyển dụng người nước ngoài)

Nơi nộp

Chúng tôi sẽ nộp đơn xin thay đổi hoặc công nhận tư cách lưu trú tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú.
Mặc dù người nước ngoài là người nộp đơn chứ không phải công ty nộp thay, nhưng các tài liệu hỗ trợ từ phía công ty là không thể thiếu.

5. Các lý do thường gặp dẫn đến việc bị từ chối và các biện pháp khắc phục

Có nhiều lý do khiến đơn xin tư cách lưu trú bị từ chối, nhưng nguyên nhân thường là do phía doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ.

Các lý do từ chối điển hình

Nội dung công việc không phù hợp với tư cách lưu trú
Nền tảng tài chính của công ty yếu kém, khiến người ta nghi ngờ về khả năng duy trì hoạt động
Trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc của người nước ngoài chưa đủ
Có sự không nhất quán trong tài liệu

biện pháp đối phó

Trước khi tuyển dụng, hãy hỏi ý kiến chuyên gia để xác nhận xem “với nội dung công việc này thì có được cấp thị thực hay không”
Chuẩn bị các tài liệu chứng minh nền tảng kinh doanh của công ty (báo cáo tài chính có lãi, giấy chứng nhận nộp thuế)
Mô tả rõ ràng nội dung công việc bằng cả tiếng Nhật và tiếng Anh, đồng thời nhấn mạnh chuyên môn

6. Thời điểm nên tham khảo ý kiến của chuyên viên hành chính

Đối với các doanh nghiệp chưa quen với việc tuyển dụng lao động nước ngoài, việc tham khảo ý kiến của chuyên viên hành chính theo các bước sau đây sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn.

Khi muốn xác nhận xem có thể tuyển dụng ứng viên với tư cách nhân viên chính thức dựa trên tình trạng cư trú của họ hay không trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng
Khi bạn muốn chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để thay đổi tư cách lưu trú hoặc nộp đơn xin công nhận
Khi tuyển dụng người nước ngoài từng bị từ chối trước đây
Trong trường hợp tuyển dụng nhiều người nước ngoài cùng lúc

Việc tham khảo ý kiến của chuyên viên hành chính sẽ giúp giảm thiểu đáng kể rủi ro trong quá trình tuyển dụng.

bản tóm tắt

Khi tuyển dụng người nước ngoài vào vị trí nhân viên chính thức, điều quan trọng nhất là Xác nhận sự phù hợp giữa tư cách lưu trú và nội dung công việc Đó là lý do tại sao. Để tránh tình huống “thực ra không thể xin được visa” sau khi được tuyển dụng, việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước khi được tuyển dụng là điều không thể thiếu.

Đối với các doanh nghiệp, việc tuyển dụng lao động nước ngoài vừa là cơ hội lớn, vừa tiềm ẩn rủi ro nghiêm trọng nếu thủ tục xin thị thực không được thực hiện đúng cách. Để đảm bảo thành công trong việc thu hút nhân tài, điều quan trọng là phải hiểu rõ các quy định và tận dụng sự hỗ trợ của các chuyên gia.

Văn phòng chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói, từ việc kiểm tra tư cách lưu trú cho đến việc soạn thảo hồ sơ xin việc liên quan đến việc tuyển dụng nhân viên chính thức là người nước ngoài. Các doanh nghiệp đang có ý định tuyển dụng người nước ngoài, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.