【採用担当者必見】外国人留学生の「就労ビザ変更」手続きをわかりやすく解説！

2025年11月6日

優秀な外国人留学生を新卒として採用することは、グローバル化が進む現代において、企業の競争力を高める重要な一手です。しかし、内定を出した後、多くの企業が直面するのが「在留資格（ビザ）の変更手続き」という壁です。

「留学」ビザから、企業で働くための「就労ビザ」への変更手続きは、必要書類が多く、ルールも複雑です。手続きを誤ると、せっかく採用を決めた人材が入社できなくなるという最悪の事態にも繋がりかねません。

本コラムでは、主に採用担当者の方々に向けて、外国人留学生の就労ビザ（多くの場合、「技術・人文知識・国際業務ビザ」）への変更手続きを、スムーズに進めるための3つのステップand不許可リスクを下げる極意を行政書士がわかりやすく解説します。

TOC

1. 🚀 ビザ変更の「3つのステップ」完全ロードマップ

留学生の就労ビザ変更手続きは、内定から入社までの間に、以下の3つのフェーズに分けて進められます。

ステップ1：内定と申請資格の確認（準備期間）

この段階が、申請の成否を分ける最も重要な準備期間です。

企業側が確認すべきこと：職務の「高度性」採用予定の職務内容が、単なる事務作業や単純労働ではなく、「技術・人文知識・国際業務」の要件を満たす高度な専門知識・技術を要する仕事であることを確認します。業務内容が明確でないと、入管は「専門職ではない」と判断し、不許可となります。
留学生側が確認すべきこと：学歴・専攻と職務の「関連性」留学生が大学または専門学校を卒業（または卒業見込み）であり、その専攻した分野と採用後の職務内容に明確な関連性があることを確認します。例えば、経済学部の知識が営業戦略の立案に役立つ、など、論理的な繋がりが不可欠です。

ステップ2：必要書類の収集と作成（最重要フェーズ）

書類は「企業側が用意するもの」と「留学生側が用意するもの」に分かれます。特に、企業側が用意する書類には、**入管への「説得力」**を持たせる工夫が必要です。

書類を提出する人	主な必要書類（抜粋）	重要なポイント
企業側	1. 雇用契約書、2. 履歴事項全部証明書、3. 決算報告書（直近1年分）、4. 会社案内、5. 採用理由書	契約書の給与額が日本人と同等以上か。決算状況が安定しているか。採用理由書で外国人材の専門性が必要な理由を論理的に説明できているか。
留学生側	1. 在留資格変更許可申請書、2. 卒業（見込）証明書、3. 成績証明書、4. 履歴書、5. 在留カードとパスポートのコピー	卒業証明書and成績証明書は、申請時点で提出が必須。在学中の出席率も審査対象になり得るため注意。

ステップ3：入国管理局への申請と審査（タイムリミット）

申請のタイミングビザ変更申請は、原則として在学中でも可能です（在留期限の3ヶ月前から）。ただし、許可が出るのは卒業後（卒業見込証明書が出せる時点）が基本です。
審査期間の目安申請から審査結果が出るまでの期間は、通常1ヶ月から3ヶ月程度です。4月の入社に間に合わせるためには、遅くとも1月～2月頃には申請を開始することが推奨されます。

2. ⚠️ 知っておきたい「不許可リスク」を下げる3つのポイント

書類を揃えただけでは安心できません。入管の審査官が重視する隠れたチェックポイントを押さえることが、不許可リスクを最小限に抑えます。

ポイント1：職務内容と専攻の「論理的関連性」を徹底的に証明する

これが最も不許可になりやすいポイントです。

たとえば、「日本の企業とベトナム企業との間で通訳をする」という業務の場合、単に「ベトナム語ができるから」ではなく、「ベトナムの商慣習や法制度に関する専門知識（専攻）を活かし、高度な契約交渉や市場調査（職務）を行う」という具体的なプロセスを、採用理由書や職務内容を記述した書類で論理的に説明しなければなりません。

ポイント2：留学生時代の「素行」に問題がないか確認する

入管は、留学生時代の素行も重視します。

特に、資格外活動（アルバイト）の超過勤務（週28時間超）、出席率の著しい低下、または国民健康保険料などの滞納がある場合、「日本でのルールを守れない者」と見なされ、不許可となる可能性が高まります。企業側も内定者の過去の状況をヒアリングしておくことが重要です。

ポイント3：企業側の「安定性・継続性」を客観的に示す

especially設立間もない企業and ... and直近で赤字の企業は、外国人材を安定して雇用し、給与を支払い続けられるかが問われます。

財務状況に不安がある場合は、単なる決算書だけでなく、今後の具体的な事業計画書and ... and採用した外国人材が売上にどう貢献するかの具体的な予測を記載し、「雇用する必然性」and「安定雇用への意欲」を強く訴える必要があります。

まとめ：専門家への相談で確実な採用を

外国人留学生の就労ビザ変更手続きは、採用担当者にとって負担が大きく、また、不許可になってしまえば優秀な人材を失うという大きなリスクが伴います。

行政書士アレックス事務所では、この複雑な在留資格変更手続きを専門とし、企業と留学生の双方にとって最もスムーズで確実な「完全ロードマップ」を提供します。内定から入社までの限られた期間で、不許可リスクを最小限に抑え、確実に優秀な人材を確保したい方は、ぜひ一度ご相談ください。

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