Để gia hạn thị thực “Kijin-koku” thành công với thời hạn 5 năm — Các thủ tục sau khi chuyển việc và những điểm cần lưu ý về bảo hiểm xã hội

Thời hạn cư trú “5 năm” là mục tiêu mà nhiều người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản hướng tới. Và sau đó là “đơn xin thường trú” mà họ đặt ra. Tuy nhiên, trong bối cảnh phải tất bật với công việc hàng ngày, không ít người vô tình quên mất các nghĩa vụ theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh, hoặc cảm thấy lo lắng về việc gia hạn do hình thức lao động của mình.

Trong bài viết này, dựa trên những thắc mắc thực tế mà chúng tôi nhận được, chúng tôi sẽ tổng hợp những điểm quan trọng để tránh bị đánh giá tiêu cực trong quá trình xét duyệt gia hạn thời gian lưu trú.

1. Nếu bạn quên nộp “Giấy thông báo về cơ quan công tác” sau khi chuyển việc thì sao?

Khi thay đổi công việc, bạn phải nộp “Giấy thông báo về cơ quan ký hợp đồng” cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày. Nếu bạn đã quên việc này trong hơn 1 năm, việc ưu tiên hàng đầu là phải nộp ngay lập tức.

• Ảnh hưởng đến quá trình xét duyệt: Việc chậm trễ trong việc khai báo có thể trở thành căn cứ để cơ quan chức năng đánh giá rằng “tình trạng cư trú của quý vị không ổn định”. Đặc biệt, nếu quý vị có ý định xin quyền cư trú vĩnh viễn trong tương lai, việc tuân thủ pháp luật (compliance) sẽ được kiểm tra rất nghiêm ngặt.
• Các biện pháp ứng phó: Không chỉ đơn thuần nộp đơn thông báo, mà việc đính kèm “bản tường trình (bản tự kiểm điểm)” nêu rõ lý do chậm trễ và kế hoạch cải thiện trong tương lai là điều khôn ngoan. Cần phải nỗ lực giải thích một cách chân thành về việc “không biết” hay “quên”, đồng thời thể hiện thái độ tuân thủ thời hạn trong tương lai, để phía đối phương nhận định rằng hành vi này không mang tính cố ý.

2. Chọn “Bảo hiểm xã hội tại công ty” hay “Tự tham gia Bảo hiểm y tế quốc dân”?

Thông thường, khi làm việc toàn thời gian với tư cách nhân viên chính thức, công ty sẽ đăng ký bảo hiểm xã hội (bảo hiểm y tế và bảo hiểm hưu trí) cho nhân viên; tuy nhiên, trong một số trường hợp hiếm hoi, người lao động phải tự đóng bảo hiểm y tế quốc dân và bảo hiểm hưu trí quốc dân.

• Quan điểm của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh: Cơ quan Quản lý Nhập cư đặc biệt chú trọng đến việc “phí bảo hiểm xã hội có được nộp đúng quy định hay không”. Miễn là không có tình trạng chưa nộp hoặc chậm nộp, việc tự nộp phí bảo hiểm xã hội không phải là lý do trực tiếp dẫn đến việc bị từ chối.
• Ảnh hưởng đối với thị thực 5 năm: Tuy nhiên, những người làm việc tại các doanh nghiệp có đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội và được khấu trừ trực tiếp từ lương thường được đánh giá là có mức độ ổn định xã hội cao hơn. Nếu công ty của bạn là đơn vị áp dụng bảo hiểm xã hội, việc chuyển sang tham gia bảo hiểm qua công ty có thể trở thành một yếu tố thuận lợi để gia hạn thời gian lưu trú (visa 5 năm).

3. Danh sách kiểm tra để xin thị thực 5 năm

Để được nâng cấp từ thị thực 3 năm lên thị thực 5 năm, các yếu tố sau đây sẽ được xem xét một cách tổng thể.

• Thông báo đúng quy định: Các giấy tờ như đơn xin chuyển công tác nêu trên đã được nộp đúng hạn chưa?
• Thu nhập hàng năm ổn định: Mức thu nhập hàng năm trên 7 triệu yên được đánh giá rất cao về mức độ đóng góp cho Nhật Bản cũng như sự ổn định trong cuộc sống.
• Nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ công: Không có bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc nộp thuế, đóng bảo hiểm hưu trí và bảo hiểm y tế. Đặc biệt, việc sử dụng hình thức nộp thuế qua chuyển khoản (trích nợ tự động) được đánh giá cao như một cơ chế giúp ngăn ngừa tình trạng quên nộp.
• Quy mô và tính ổn định của doanh nghiệp: Tình hình kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của nơi làm việc cũng có ảnh hưởng.
• Năng lực ngôn ngữ: Trình độ JLPT N2 trở lên là một lợi thế lớn giúp bạn dễ dàng hòa nhập vào xã hội Nhật Bản.

Kết luận: Tư vấn sớm sẽ mang lại sự an tâm

Những lo lắng như “Liệu những sai sót trong quá khứ có ảnh hưởng đến việc gia hạn hay không” hay “Liệu với cách làm việc hiện tại có đủ điều kiện để xin thường trú hay không” có thể được giải tỏa bằng cách tham khảo ý kiến của các chuyên gia. Đặc biệt, trong trường hợp chậm nộp thông báo thay đổi công việc hoặc đang nộp thuế theo hình thức lao động đặc biệt, việc đính kèm các tài liệu giải trình đầy đủ khi nộp đơn sẽ là con đường ngắn nhất để có được “thị thực 5 năm”.

Hãy bắt đầu chuẩn bị ngay từ bây giờ để biến lần cập nhật tiếp theo không chỉ là “sự tiếp nối đơn thuần” mà còn là “cơ hội để tiến bộ”.