Cập nhật năm 2026: Những điểm cần lưu ý về công tác “soạn thảo hồ sơ” và thủ tục nộp đơn của các tổ chức hỗ trợ đăng ký theo Luật Chuyên viên Hành chính sửa đổi

Ngày 23 tháng 3 năm 2026

mục lục

1. Thủ tục đăng ký cơ quan hỗ trợ đăng ký (Quy trình cơ bản)

Để trở thành cơ quan hỗ trợ đăng ký, cần phải nộp đơn lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú. Thời hạn hiệu lực của việc đăng ký là5 nămvà nếu muốn tiếp tục, cần phải nộp đơn xin gia hạn.

Các yêu cầu đăng ký chính

Hệ thống hỗ trợ: Có kinh nghiệm trong việc tiếp nhận người lưu trú trung và dài hạn (trong 2 năm qua) cũng như trong công tác tư vấn đời sống.
Tính trung lập: Không thuộc các trường hợp bị loại trừ (như vi phạm pháp luật trong vòng 5 năm qua).
Ngôn ngữ hỗ trợ: Phải có hệ thống hỗ trợ bằng ngôn ngữ mà người nước ngoài có thể hiểu rõ.

2. [Quan trọng] Có hiệu lực từ tháng 1 năm 2026: Những điểm cần lưu ý theo Luật Chuyên viên Hành chính sửa đổi

Theo sự sửa đổi luật lần này, một phần công việc mà các tổ chức hỗ trợ đăng ký đã thực hiện từ trước đến nay như một “phần của dịch vụ” sẽHành vi vi phạm pháp luật rõ ràngđã trở thành.

Cấm nhận thù lao soạn thảo văn bản “dù dưới bất kỳ danh nghĩa nào”

Trước đây, thỉnh thoảng vẫn xảy ra trường hợp chi phí “lập hồ sơ” được lồng ghép vào chi phí ủy thác hỗ trợ. Tuy nhiên, theo luật sửa đổi, các hành vi sau đây đã bị nghiêm cấm:

Cấm tính phí gói dịch vụ: Cần bao gồm dịch vụ soạn thảo hồ sơ (chứng nhận tư cách lưu trú, gia hạn, v.v.) trong “chi phí hỗ trợ”.
Việc thay đổi tên không có hiệu lực: Dù được gọi là “phí tư vấn”, “phí hành chính” hay “phí hỗ trợ”, chỉ cần trên thực tế có việc lập hồ sơ thì đều là vi phạm pháp luật.
Các biện pháp xử phạt đối với pháp nhân (quy định xử phạt cả hai bên): Ngay cả khi người phụ trách tự ý thực hiện,Phạt tiền tối đa 1 triệu yên đối với pháp nhân (tổ chức hỗ trợ đăng ký)có thể bị áp dụng.

Những việc cơ quan hỗ trợ đăng ký có thể và không thể làm

mục	Tổ chức hỗ trợ đăng ký (không phải là chuyên viên hành chính)	Chuyên viên hành chính (có chứng chỉ đại diện)
Soạn thảo và viết hộ các loại văn bản	Không được(Chỉ giới hạn ở việc hỗ trợ và tư vấn)	Được rồi
Đại diện nộp hồ sơ	Được rồi(nếu đã được phê duyệt)	Được rồi
Thực hiện kế hoạch hỗ trợ	Được rồi(Công việc chính)	Không thuộc chuyên môn (thường không thực hiện)
Nhận thù lao	Chỉ áp dụng cho các hoạt động hỗ trợ	Được chấp nhận đối với việc lập hồ sơ và nộp đơn

3. Thay đổi quy định về báo cáo định kỳ (từ tháng 4 năm 2026)

Về mặt thủ tục cũng có những thay đổi lớn. Trước đây, việc nộp báo cáo định kỳ được thực hiện mỗi quý (3 tháng) một lần, nhưngMỗi năm một lầnsẽ được tổng hợp lại.

Tần suất báo cáo: Mỗi năm một lần (báo cáo kết quả của năm trước trong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 31 tháng 5)
Điểm cần lưu ý: Báo cáo sẽ được thực hiện mỗi năm một lần, nhưng,Nghĩa vụ “họp định kỳ 3 tháng một lần” vẫn được duy trìChúng tôi đang thực hiện việc này. Do khi lập báo cáo cần phải tổng hợp và sắp xếp dữ liệu của cả năm, nên việc quản lý hồ sơ hàng ngày trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

4. Thiết kế quy trình thực tiễn nhằm đảm bảo tuân thủ

Chúng tôi khuyến nghị các quý vị sắp nộp đơn hoặc đang tiếp tục hoạt động kinh doanh nên xây dựng cơ cấu tổ chức như sau.

Tách hợp đồng: Phải phân biệt rõ ràng giữa “Hợp đồng ủy thác hỗ trợ” với tư cách là tổ chức hỗ trợ đăng ký và “Hợp đồng ủy thác soạn thảo hồ sơ” với tư cách là chuyên viên hành chính.
Thực hiện triệt để việc ký kết hợp đồng trực tiếp: Thiết lập quy trình để doanh nghiệp nhận hỗ trợ thanh toán trực tiếp thù lao cho chuyên viên hành chính (cơ quan hỗ trợ không thu hộ hoặc trích phần hoa hồng).
Sửa đổi tài liệu hướng dẫn: Chúng tôi sẽ tiến hành đào tạo kỹ lưỡng để đảm bảo nhân viên công ty không tự ý “nhập liệu thay” các tài liệu với ý định tốt.

Tóm tắt: Để trở thành tổ chức hỗ trợ được lựa chọn

Bối cảnh của việc sửa đổi luật là nhằm loại bỏ việc lập hồ sơ không đúng quy định và các hành vi môi giới trái phép. Từ nay trở đi, các tổ chức hỗ trợ đăng ký không chỉ đơn thuần là “đơn vị đại diện làm thủ tục” mà còn phải cung cấp “dịch vụ hỗ trợ chất lượng cao”, đóng vai trò cầu nối giữa người nước ngoài và doanh nghiệp.