[Cập nhật năm 2026] Chuẩn bị cho việc chuyển sang thẻ cư trú dạng IC và tăng cường các biện pháp xử phạt. Phương pháp quản lý thị thực dành cho doanh nghiệp nhằm loại bỏ hoàn toàn rủi ro lao động trái phép

Kính gửi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang gìn giữ truyền thống Kyoto hoặc đang vươn ra thế giới bằng công nghệ thông tin tiên tiến. Quý vị có biết rằng hiện nay, tại các nơi tuyển dụng người nước ngoài, đang diễn ra một đợt “thay đổi quy định” lớn nhất từ trước đến nay hay không?

Năm 2026, cùng với việc chuyển đổi hoàn toàn sang thẻ cư trú dạng IC, hệ thống giám sát của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đang được số hóa và thắt chặt hơn bao giờ hết. Với tư cách là một cựu công chức tỉnh Kyoto đã có 35 năm kinh nghiệm làm việc trực tiếp trong lĩnh vực hành chính, tôi nhận thấy tình hình hiện tại đang bước vào một giai đoạn quan trọng về mặt quản lý, mà không thể chỉ đơn giản biện minh bằng lý do “không biết”.

1. Năm 2026, việc “giám sát kỹ thuật số” đối với Thẻ cư trú sẽ được đẩy mạnh

Việc chuyển đổi hoàn toàn sang thẻ cư trú dạng IC dự kiến sẽ được thực hiện trong năm nay. Đây không chỉ đơn thuần là việc gia hạn thẻ. Ngoài việc loại bỏ hoàn toàn thẻ giả mạo, hệ thống đang dần được hoàn thiện để theo dõi tình trạng việc làm và tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội theo thời gian thực thông qua việc tăng cường liên kết với số nhận dạng cá nhân (My Number).

Chúng ta đã bước vào thời đại mà những sơ suất trước đây tại hiện trường, như “vô tình để hết hạn” hay “để nhân viên thực hiện công việc ngoài phạm vi thẩm quyền”, đều được ghi nhận ngay lập tức dưới dạng dữ liệu.

2. Hậu quả nghiêm trọng của tội “kích động lao động trái phép”

Điều cần đặc biệt lưu ý là tội “tiếp tay cho việc làm trái phép”, vốn có thể cấu thành ngay cả khi không có chủ ý.

• Sai sót trong việc quản lý thời hạn lưu trú
• Tham gia vào các công việc đơn giản vượt quá phạm vi được phép
• Không kiểm tra kỹ hộ chiếu hoặc thẻ cư trú

Nếu vi phạm các quy định này, người điều hành có thể phải đối mặt với hình phạt cực kỳ nghiêm khắc là “tù giam không quá 3 năm hoặc phạt tiền không quá 3 triệu yên (hoặc cả hai hình phạt này)”. Hơn hết, rủi ro khiến “niềm tin” mà công ty quý vị đã dày công xây dựng trong ngành công nghiệp truyền thống và cộng đồng địa phương tại Kyoto sụp đổ chỉ trong chốc lát là điều không thể lường trước được.

3. Sự chênh lệch giữa “ngành nghề và thị thực” mà các doanh nghiệp tại Kyoto đang phải đối mặt

Trong các lĩnh vực là thế mạnh của Kyoto như “ngành công nghiệp truyền thống (thủ công mỹ nghệ, v.v.)” và “các công ty khởi nghiệp công nghệ thông tin”, nội dung công việc và các yêu cầu về thị thực có mối liên hệ rất phức tạp với nhau. Ví dụ, việc để nhân viên được tuyển dụng theo diện “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn và Công việc Quốc tế (Gijinkokku)” liên tục chỉ thực hiện các công đoạn sản xuất đơn giản hoặc phục vụ khách hàng với lý do công việc tại hiện trường bận rộn sẽ là hành vi vi phạm pháp luật rõ ràng.

Liệu “cách làm tại hiện trường” có đang đi ngược lại với “luật quản lý xuất nhập cảnh nghiêm ngặt” hiện nay hay không? Đã đến lúc các doanh nghiệp cần tiến hành rà soát toàn diện như một biện pháp tự bảo vệ.

4. Tận dụng kinh nghiệm với tỷ lệ được cấp phép 100% để củng cố hệ thống “bảo vệ” của quý công ty

Tại Văn phòng Luật sư Hành chính Alex International, chúng tôi không chỉ đơn thuần giúp khách hàng nộp đơn xin thị thực, mà còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ tuân thủ pháp luật dựa trên góc nhìn của cơ quan quản lý, tập trung vào những điểm mà cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đặc biệt chú ý.

• Đánh giá tính phù hợp của visa: Kiểm tra kỹ lưỡng xem nội dung công việc hiện tại có phù hợp với tư cách lưu trú hay không
• Xây dựng hệ thống quản lý: Tư vấn về quy trình nội bộ nhằm ngăn chặn tình trạng hết hạn thị thực và lao động trái phép
• Phản ứng kịp thời với những sửa đổi mới nhất của luật: Các biện pháp ứng phó với rủi ro liên quan đến việc chuyển sang hệ thống IC và thay đổi cách thức vận hành Chương trình Kỹ năng Đặc thù vào năm 2026

Kết luận: Để bảo vệ trật tự của Kyoto và tương lai của quý công ty

Cảnh quan tuyệt đẹp và trật tự xã hội của Kyoto được xây dựng dựa trên những quy tắc cần tuân thủ. Để phát huy tối đa tiềm năng của người nước ngoài và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, trước hết cần phải củng cố vững chắc “nền tảng pháp lý an toàn”. Đó là trách nhiệm lớn nhất của người quản lý và cũng là bước đi đầu tiên hướng tới một mô hình kinh doanh bền vững.

Các chủ doanh nghiệp đang lo lắng về hệ thống quản lý của công ty mình hoặc chưa rõ cần phải làm gì trước những sửa đổi mới nhất của pháp luật. Trước tiên, xin mời quý vị chia sẻ tình hình hiện tại của công ty trong buổi tư vấn miễn phí lần đầu tiên. Với 35 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính và kiến thức chuyên sâu giúp đạt tỷ lệ cấp phép 100%, chúng tôi sẽ nỗ lực hết mình để hỗ trợ niềm tin và tương lai của quý công ty.

[Dành cho nhà quản lý và nhân viên phụ trách nhân sự] Danh sách kiểm tra tự đánh giá rủi ro lao động trái phép

Kính gửi các doanh nghiệp tại Kyoto đang tuyển dụng hoặc đang xem xét tuyển dụng người nước ngoài. Nếu quý vị trả lời “Không” hoặc cảm thấy “lo ngại” đối với bất kỳ mục nào dưới đây, quý vị có thể đang vô tình đối mặt với rủi ro bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội “tiếp tay cho việc làm việc trái phép”.

1. Xác minh Thẻ cư trú và thông tin cơ bản

• [ 　] Xác nhận bản gốc: Khi tuyển dụng, quý vị có trực tiếp kiểm tra “bản gốc” chứ không phải “bản sao” của Thẻ cư trú và tiến hành kiểm tra chống làm giả chip IC (bằng ứng dụng chuyên dụng v.v.) không?
• [ 　] Hạn sử dụng: Công ty đã xây dựng được hệ thống tổng hợp danh sách thời hạn lưu trú của tất cả nhân viên nước ngoài và bắt đầu thủ tục gia hạn từ 3 tháng trước khi hết hạn chưa?
• [ 　] Nội dung ghi ở mặt sau: Bạn đã kiểm tra cả mặt sau thẻ để xác nhận xem có giấy phép hoạt động ngoài phạm vi tư cách cư trú hay đã đăng ký thay đổi địa chỉ chưa?

2. Sự phù hợp giữa nội dung công việc và loại thị thực (Thị thực Kỹ thuật viên, Chuyên gia và Lao động nước ngoài / Thị thực Kỹ năng đặc định)

• [　 ] Mối liên hệ với chuyên ngành: Công ty có đang giao cho nhân viên thuộc nhóm “Kỹ thuật, Kiến thức nhân văn và Công việc quốc tế” thực hiện những công việc hoàn toàn không liên quan đến chuyên ngành đại học hay kinh nghiệm làm việc trước đây của họ không?
• [ 　] Tỷ lệ công việc đơn giản: Có phải vì đang vào mùa cao điểm nên quý vị đang để các chuyên gia nước ngoài phải thực hiện liên tục trong thời gian dài những công việc đơn giản như “bốc dỡ hàng”, “vệ sinh” hay “chỉ tiếp khách” không?
• [ 　] Lĩnh vực kỹ năng đặc định: Công ty có đang giao cho nhân viên thuộc diện Kỹ năng Đặc định thực hiện các công việc ngoài lĩnh vực công nghiệp được cấp phép (ví dụ: tuyển dụng để làm việc trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm nhưng lại cho làm việc tại công trường xây dựng, v.v.) hay không?

3. Tuân thủ các quy định về hình thức tuyển dụng và thủ tục đăng ký

• [ 　] Đăng ký tại Trung tâm Giới thiệu Việc làm: Khi tuyển dụng và khi chấm dứt hợp đồng lao động, quý vị có thực hiện đầy đủ việc “báo cáo tình hình tuyển dụng người nước ngoài” cho Trung tâm Giới thiệu Việc làm (Hello Work) hay không?
• [ 　] Bảo hiểm xã hội và nộp thuế: Công ty có đảm bảo các chế độ đãi ngộ công bằng, tương đương với nhân viên người Nhật, chẳng hạn như việc tham gia bảo hiểm xã hội và khấu trừ thuế tại nguồn hay không? (※Điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xét duyệt đơn xin thường trú và gia hạn)
• [　 ] Những điều cần kiểm tra khi chuyển việc: Quý công ty đã kiểm tra “Giấy chứng nhận tư cách lao động” của nhân viên nước ngoài được tuyển dụng giữa chừng và đánh giá một cách khách quan xem công việc tại công ty có được phép thực hiện theo loại thị thực hiện tại hay chưa?

Chúng tôi sẽ bảo vệ công ty quý vị từ góc nhìn của “cựu nhân viên tỉnh Kyoto – tỷ lệ cấp phép 100%”

Tội tiếp tay cho việc làm trái phép, một khi bị phát hiện, sẽ phải chịu hình phạt nặng là “cấm tuyển dụng người nước ngoài trong vòng 5 năm”, điều này có thể đe dọa đến sự tồn tại của doanh nghiệp.

Các chủ doanh nghiệp đang cảm thấy lo lắng dù chỉ một chút, chẳng hạn như “Việc này có vi phạm không?” hay “Có nhân viên vô tình để hết hạn giấy phép rồi”. Những người am hiểu tường tận cả những khía cạnh ít ai biết đến của cơ quan hành chínhNhân viên hành chính Alex Văn phòng quốc tếTuy nhiên, chúng tôi sẽ bảo vệ triệt để uy tín và môi trường làm việc của quý công ty.

【Chúng tôi đang nhận tư vấn miễn phí lần đầu】 Trước tiên, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua biểu mẫu liên hệ.